Corporate Governance / Compliance Erklärung 2011

3. Erklärung zur Unternehmensführung gemäß § 289a HGB

3.1. Gemeinsame Erklärung des Vorstandes und des Aufsichtsrates der PVA TePla AG gemäß § 161 AktG

Vorstand und Aufsichtsrat der PVA TePla AG mit Sitz in Wettenberg erklären hiermit, dass den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" in der aktuell veröffentlichten Fassung vom 26. Mai 2010 entsprochen wurde und wird. Hiervon ausgenommen sind folgende Kodexregelungen:

1. Der Kodex sieht unter den Ziffern 4.1.5, 5.1.2 Abs. 1 sowie 5.4.1 Abs. 2 vor, bei der Besetzung von Führungspositionen im Unternehmen bzw. bei der Besetzung des Vorstands und des Aufsichtsrats auf Vielfalt (Diversity) zu achten und dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen anzustreben.

Bisher ist das Thema „Vielfalt (Diversity)" bei der Besetzung von Führungspositionen, des Vorstands und des Aufsichtsrats im Unternehmen nicht zum Tragen gekommen.

Begründung: Der Vorstand und der Aufsichtsrat lassen sich auch künftig bei der Besetzung von Führungspositionen im Unternehmen von dem Ziel leiten, eine sachlich nachvollziehbare und im Interesse des Unternehmens liegende bestmögliche Auswahl zwischen Kandidaten zu treffen.

2. Der Kodex sieht unter der Ziffer 4.2.3 Abs. 2 vor, die Vergütungsstruktur der Vorstandsmitglieder auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung auszurichten. Die variablen Vergütungsteile sollen grundsätzlich eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben.

Die variablen Vergütungsteile bemessen sich im Rahmen einer altvertraglichen Regelung zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nach dem operativen Ergebnis eines Jahres.

Begründung: Die Neuregelungen des Kodex entsprechen denjenigen des VorstAG vom 05.08.2009. Diese gelten nach der Gesetzesbegründung nicht für Altverträge. In die laufenden Vorstandsverträge wird daher nicht eingegriffen. Bei der Verlängerung bestehender und der Begründung neuer Vorstandsverträge sind Regelungen vereinbart worden, die dem Kodex entsprechen. Bei Herrn Dr. Arno Knebelkamp sind mit dem laufenden Vertrag diese Regelungen zur Anwendung gekommen. Im Falle von Herrn Arnd Bohle sind die Regelungen ebenfalls umgesetzt worden, entfalten ihre Wirksamkeit aber erst im Jahr 2012.

3. Für den Aufsichtsrat empfiehlt der Kodex in Ziff. 5.3 die Bildung von Ausschüssen.

Der Aufsichtsrat der PVA TePla AG verfügt über keine gesonderten Ausschüsse.

Begründung: Aufgrund der geringen Größe des Aufsichtsrats mit drei Mitgliedern werden bei der PVA TePla AG keine Ausschüsse gebildet. Die in Ziff. 5.3 aufgeführten Themenkomplexe für zu bildende Ausschüsse werden vom Aufsichtsratsplenum behandelt.

Wettenberg, 05. Dezember 2011

für den Vorstand:		für den Aufsichtsrat:
Dr. Arno Knebelkamp		Alexander von Witzleben
Vorsitzender des Vorstandes		Vorsitzender des Aufsichtsrats

3.2. Unternehmensführungspraktiken

Die PVA TePla übt ihre Geschäftstätigkeit im Rahmen der jeweils gültigen rechtlichen Rahmenbedingungen aus. Dies umfasst z.B. die landesspezifisch gültige Gesetzgebung, den Corporate Governance Kodex und die Satzung des Unternehmens. Die Umsetzung erfolgt durch die organisatorischen Regelungen im Unternehmen. Darüber hinaus sind das Vorleben durch die Führungskräfte, eine offene und faire Kommunikation auf und zwischen allen Ebenen im Unternehmen sowie eine enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten wichtige Voraussetzungen für unsere Geschäftstätigkeit. Weiterführende formelle Regelungen werden nicht angewendet. Aufgrund der Inhalte unserer Unternehmenstätigkeit - der Konstruktion von innovativen Hightech-Systemen und dem damit verbundenen Umfeld (z.B. Teilezukauf i.d.R. von Industriebetrieben aus entwickelten Ländern, geringe Umweltrisiken) erachten wir dies derzeit für angemessen.

3.3. Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Vorstand
Der Vorstand der PVA TePla AG legt die unternehmerischen Ziele, die strategische Ausrichtung, die Unternehmenspolitik sowie die Konzernorganisation fest. Hierzu zählt insbesondere die Steuerung des Konzerns einschließlich seiner Finanzressourcen, die Koordination und Überwachung der Geschäftsbereiche, die Personalplanung sowie die Präsentation des Unternehmens gegenüber dem Kapitalmarkt und der Öffentlichkeit. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat zeitnah und umfassend über alle das Unternehmen betreffenden relevanten Planungen. Geschäfte und Maßnahmen, denen der Aufsichtsrat zustimmen muss, werden diesem rechtzeitig vorgelegt.

Arbeitsweise des Vorstands
Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung mit der Zielsetzung, den Unternehmenswert nachhaltig zu steigern und die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen. Er führt die Geschäfte nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und der Geschäftsordnung für den Vorstand und arbeitet vertrauensvoll mit den übrigen Organen der Gesellschaft zusammen.

Für den Konzern, seine Tochtergesellschaften legt der Vorstand die langfristigen Ziele sowie die Strategien fest und bestimmt die Richtlinien sowie die Grundsätze für die daraus abgeleitete Unternehmenspolitik. Er koordiniert und kontrolliert die bedeutsamen Aktivitäten. Er legt das Portfolio fest, entwickelt und setzt Führungskräfte ein, verteilt die Ressourcen und entscheidet über die finanzielle Steuerung und Berichterstattung des Konzerns.

Die Mitglieder des Vorstands tragen gemeinsam die Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung. Unbeschadet der Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder führen die einzelnen Mitglieder die ihnen zugeordneten Bereiche im Rahmen der Vorstandsbeschlüsse in eigener Verantwortung. Die Verteilung der Aufgaben auf die zwei Mitglieder des Vorstands ergibt sich aus einem schriftlich fixierten Aufgabenverteilungsplan.

Der Vorstand in seiner Gesamtheit zusammen mit den Geschäftsbereichsleitern entscheidet in allen Angelegenheiten von grundsätzlicher und wesentlicher Bedeutung sowie in gesetzlich oder anderweitig verbindlich festgelegten Fällen. Die Geschäftsordnung des Vorstands sieht einen Katalog von Maßnahmen vor, die einer Behandlung und Entscheidung im Gesamtvorstand bedürfen. Außerdem besteht ein Katalog von Geschäftsvorfällen, die der Zustimmung des Aufsichtsrates bedürfen.

Vorstandssitzungen, an denen auch die Geschäftsbereichsleiter teilnehmen, finden regelmäßig statt. Sie werden durch den Vorstandsvorsitzenden einberufen. Darüber hinaus kann jedes Mitglied die Einberufung einer Sitzung verlangen. Sofern nicht Einstimmigkeit gesetzlich erforderlich ist, beschließt der Vorstand mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag. Die Sitzungen werden protokolliert, der Vorsitzende des Aufsichtsrates erhält jeweils eine Kopie des Protokolls.

Gemäß Geschäftsordnung und Aufgabenverteilungsplan des Vorstands obliegt dem Vorstandsvorsitzenden insbesondere die Führung und Koordinierung des Konzernvorstands. Er repräsentiert Gesellschaft und Konzern gegenüber Dritten und der Belegschaft in Angelegenheiten, die nicht nur Unternehmens- oder Konzernteile betreffen. Darüber hinaus hat er eine besondere Verantwortlichkeit für bestimmte Aufgabenbereiche sowie die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens. Angesichts der geringen Anzahl von Vorstandsmitgliedern sind keine Ausschüsse des Vorstands eingerichtet.

Aufsichtsrat
Gemäß den gesetzlichen Regelungen überwacht der Aufsichtsrat den Vorstand in der Ausübung seiner Tätigkeit und der Führung des Unternehmens. Dabei begleitet er insbesondere den Vorstand in kritischer Diskussion grundsätzlicher Fragen der Ausrichtung des Unternehmens. Dazu zählen speziell die jährliche Unternehmensplanung und die Aufstellung der Abschlüsse, aber auch grundlegende Themen der strategischen Ausrichtung und Weiterentwicklung des Unternehmens.

Der Aufsichtsrat der PVA TePla AG besteht aus drei Mitgliedern, die sich in vier ordentlichen Sitzungen im Jahr über die wirtschaftliche Situation und den Geschäftsverlauf im Unternehmen detailliert informieren lassen. Aufgrund dieser Mitgliederzahl entfällt die Einrichtung von Ausschüssen. Die Organisation der Aufsichtsratsarbeit ist in einer Geschäftsordnung des Aufsichtsrates schriftlich fixiert. Herr Dr. Hebestreit erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an Unabhängigkeit und Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung, die bei mindestens einem Mitglied des Aufsichtsrats vorliegen müssen.

Regelmäßige Monatsberichte mit der Erläuterung wesentlicher unternehmerischer Kennziffern von Seiten des Vorstandes geben dem Aufsichtsrat Einsicht in den Verlauf der Geschäftssituation. Neben den Sitzungen und Berichten informiert sich der Aufsichtsratsvorsitzende in regelmäßigen Gesprächen mit dem Vorstand.

Der Aufsichtsrat hat im Hinblick auf die entsprechende Änderung des Corporate Governance Kodex folgende konkrete Ziele für die zukünftige Bestellung von Vorstandsmitgliedern und die Besetzung des Aufsichtsrats beschlossen, die der bisherigen Praxis entsprechen:

Persönlichkeit, Integrität, Leistungsbereitschaft und Professionalität
Unabhängigkeit der Aufsichtsratsmitglieder
- Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte, zum Beispiel durch Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerben sind zu vermeiden.
- Ausreichende Zeit der Aufsichtsratsmitglieder zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben
Mindestens ein Aufsichtsrat besitzt
- Erfahrungen in der Unternehmensführung
- gute Kenntnisse und einschlägige Erfahrungen in grundlegenden und aktuellen Fragen der Rechnungslegung, Abschlussprüfung und des Risikomanagements
- einschlägige Kenntnisse und Erfahrungen mit dem Kapitalmarkt
- Kenntnisse im Gesellschaftsrecht, insbesondere im Aktienrecht
- technische Branchenerfahrung
Berücksichtigung einer Altersgrenze von 70 Jahren

Im Hinblick auf das Ziel Vielfalt lässt sich der Aufsichtsrat von dem Grundsatz leiten, dass eine sachlich nachvollziehbare und im Interesse des Unternehmens liegende bestmögliche Auswahl zwischen Kandidaten zu treffen ist.

Durch diese Ziele ist gewährleistet, dass die Mitglieder des Aufsichtsrats insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen.

Mindestens einmal jährlich prüft der Aufsichtsrat die Effizienz seiner Tätigkeit im Rahmen einer strukturierten Selbstevaluierung.