Datenschutzerklärung Recruiting

Datenschutzerklärung für den Recruitingprozess

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung bei der PVA TePla AG und den mit ihr verbundenen Unternehmen, soweit diese im konkreten Bewerbungsverfahren als potenzielle Arbeitgeber auftreten. Diese Hinweise gelten insbesondere für Bewerbungen über unser Online-Bewerbungsportal sowie für Bewerbungen, die uns auf anderem Wege übermittelt werden.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, z. B. Name, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen oder Angaben zum beruflichen Werdegang.

§ 1 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

(1) Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DS-GVO ist die PVA TePla AG, Im Westpark 10-12, 35435 Wettenberg, info@pvatepla.com (siehe unser Impressum), soweit nicht in der jeweiligen Stellenausschreibung ein anderes Unternehmen der PVA TePla Gruppe als Verantwortlicher benannt ist.

(2) Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter Dataprotection@pvatepla.com.

(3) Sofern Sie sich auf eine Stelle bei einem anderen Unternehmen der PVA-TePla-Gruppe bewerben, ist dieses Unternehmen für den jeweiligen Auswahl- und Einstellungsprozess eigenständig verantwortlich. Bitte beachten Sie hierzu die Angaben in der jeweiligen Stellenausschreibung.

§ 2 Zwecke der Verarbeitung im Bewerbungsverfahren

(1) Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, die Kommunikation mit Ihnen, die Prüfung Ihrer Eignung sowie die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

(2) Dies umfasst insbesondere die Bearbeitung Ihrer Bewerbung, die Durchführung von Auswahlgesprächen, die Abstimmung mit den zuständigen Fachbereichen, die Dokumentation des Auswahlprozesses sowie die Vorbereitung eines möglichen Arbeitsvertrags.

(3) Darüber hinaus können wir Ihre Daten verarbeiten, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

§ 3 Kategorien personenbezogener Daten

(1) Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir insbesondere die Daten, die Sie uns selbst bereitstellen oder die im Laufe des Bewerbungsverfahrens hinzukommen. Hierzu gehören insbesondere:

• Stammdaten und Kontaktdaten, z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und ggf. weitere persönliche Angaben,
• Bewerbungsdaten, z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Zertifikate, Arbeitsproben, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen und Angaben zum beruflichen Werdegang,
• Kommunikationsdaten, z. B. Inhalte aus E-Mails, Nachrichten über das Bewerbungsportal, Gesprächsnotizen und Terminabsprachen,
• Bewertungs- und Auswahldaten, z. B. Einschätzungen aus Interviews, Feedback der beteiligten Fachbereiche sowie Ergebnisse aus zulässigen Auswahlverfahren,
• technische Daten bei Nutzung des Online-Bewerbungsportals, z. B. Login- und Nutzungsdaten, soweit diese für den sicheren Betrieb und die Bereitstellung des Portals erforderlich sind.

(2) Soweit Sie uns freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten mitteilen, z. B. Angaben zu einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung, verarbeiten wir diese nur, soweit dies für das Bewerbungsverfahren, die Wahrung Ihrer Rechte oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

(3) Bitte übermitteln Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung nur solche Informationen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind.

§ 4 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

(1) Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.

(2) Soweit wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, erfolgt dies, soweit erforderlich, auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG oder auf Grundlage einer von Ihnen ausdrücklich erteilten Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO.

(3) Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO.

(4) Soweit wir Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Wahrung und Verteidigung unserer Rechte.

(5) Soweit Sie uns eine Einwilligung erteilen, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

§ 5 Nutzung des Online-Bewerbungsportals und Rexx als Auftragsverarbeiter

(1) Für die Abwicklung unseres Recruitingprozesses nutzen wir ein Online-Bewerbungsportal. Technischer Dienstleister und Auftragsverarbeiter ist die Rexx Systems GmbH, Süderstraße 75-79, 20097 Hamburg (im Folgenden: Rexx).

(2) Rexx verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Hierzu haben wir mit Rexx eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO geschlossen.

(3) Über das Online-Bewerbungsportal können Sie Ihre Bewerbungsdaten erfassen, Unterlagen hochladen, Nachrichten erhalten und den Bewerbungsprozess verwalten. Die im Portal als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind erforderlich, damit wir Ihre Bewerbung bearbeiten und über Ihre Eignung entscheiden können. Weitere Angaben können freiwillig sein.

(4) Die Übermittlung Ihrer Daten im Bewerbungsportal erfolgt grundsätzlich verschlüsselt. Zugriffe auf Bewerbungsdaten werden auf die Personen beschränkt, die diese für die Bearbeitung des jeweiligen Bewerbungsverfahrens benötigen.

§ 6 Empfänger personenbezogener Daten

(1) Innerhalb der PVA TePla Gruppe erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese für das Bewerbungsverfahren oder für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigen. Hierzu können insbesondere gehören:

• Mitarbeitende aus Human Resources,
• zuständige Führungskräfte und Fachbereiche,
• Geschäftsführung oder Vorstand, soweit dies für die Besetzung der Stelle erforderlich ist,
• ggf. Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung oder sonstige gesetzlich beteiligte Stellen,
• IT- und Supportfunktionen, soweit dies für den Betrieb der Systeme erforderlich ist.

(2) Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an externe Empfänger erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben. Soweit wir Dienstleister einsetzen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

(3) Zu diesen Dienstleistern gehören insbesondere die rexx systems GmbH als technischer Dienstleister für das Online-Bewerbungsportal, wie in § 5 näher beschrieben, sowie Microsoft im Zusammenhang mit dem Einsatz des Microsoft-365-Pakets.

(4) Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind. Soweit eine Drittlandsübermittlung im konkreten Bewerbungsverfahren nicht erforderlich ist, erfolgt keine solche Übermittlung.

§ 7 Weitere Verarbeitung bei Einstellung

(1) Im Falle einer Einstellung verarbeiten wir die für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Daten weiter. 

(2) Über die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis informieren wir Sie gesondert, soweit dies erforderlich ist.

§ 8 Talentpool und Initiativbewerbungen

(1) Sofern wir Ihnen anbieten, Ihre Bewerbung für künftige Stellenausschreibungen in einem Talentpool zu berücksichtigen, erfolgt dies nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung, die wir ihnen vorab zusenden. Die Teilnahme am Talentpool ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf ein laufendes Bewerbungsverfahren.

(2) Sie können eine Einwilligung in die Aufnahme in den Talentpool jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nach Widerruf werden Ihre Daten nicht mehr für künftige Stellenausschreibungen berücksichtigt, soweit keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.

(3) Initiativbewerbungen verarbeiten wir, um zu prüfen, ob eine passende Einsatzmöglichkeit innerhalb der PVA-TePla-Gruppe besteht. Soweit eine Weiterleitung an ein anderes Gruppenunternehmen in Betracht kommt, erfolgt dies nur, soweit dies für die Prüfung Ihrer Bewerbung erforderlich ist oder Sie hierin eingewilligt haben.

§ 9 Speicherdauer und Löschung

(1) Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsverfahrens. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Bewerbungsdaten grundsätzlich spätestens nach sechs Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, keine längere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

(2) Wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, werden Ihre Daten entsprechend den vorgenannten Fristen gelöscht, soweit keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

(3) Im Falle einer Einstellung werden die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Daten in die Personalakte überführt und nach den hierfür geltenden Fristen verarbeitet.

(4) Daten, die ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung für einen Talentpool gespeichert werden, löschen wir nach Ablauf der festgelegten Talentpool-Frist oder früher, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Die konkrete Frist teilen wir Ihnen bei Einholung der Einwilligung mit.

§ 10 Pflicht zur Bereitstellung von Daten

(1) Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die für das Bewerbungsverfahren erforderlichen Angaben und Unterlagen können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten und nicht über Ihre Eignung für die jeweilige Stelle entscheiden.

(2) Pflichtangaben im Online-Bewerbungsportal sind als solche gekennzeichnet. Freiwillige Angaben sind nicht erforderlich und haben grundsätzlich keinen nachteiligen Einfluss auf Ihre Bewerbung.

§ 11 Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DS-GVO findet im Bewerbungsverfahren nicht statt.