Corporate Governance / unsere Grundsätze

Der Vorstand der PVA TePla AG legt die unternehmerischen Ziele, die strategische Ausrichtung, die Unternehmenspolitik sowie die Konzernorganisation fest. Hierzu zählt insbesondere die Steuerung des Konzerns einschließlich seiner Finanzressourcen, die Koordination und Überwachung der Geschäftsbereiche, die Personalplanung sowie die Präsentation des Unternehmens gegenüber dem Kapitalmarkt und der Öffentlichkeit. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat zeitnah und umfassend über alle das Unternehmen betreffenden relevanten Planungen. Geschäfte und Maßnahmen, denen der Aufsichtsrat zustimmen muss, werden diesem rechtzeitig vorgelegt.

Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung mit der Zielsetzung, den Unternehmenswert nachhaltig zu steigern und die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen. Er führt die Geschäfte nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und der Geschäftsordnung für den Vorstand und arbeitet vertrauensvoll mit den übrigen Organen der Gesellschaft zusammen.

Für den Konzern, legt der Vorstand die langfristigen Ziele sowie die Strategien fest und bestimmt die Richtlinien sowie die Grundsätze für die daraus abgeleitete Unternehmenspolitik. Er koordiniert und kontrolliert die bedeutsamen Aktivitäten. Er legt das Portfolio fest, entwickelt und setzt Führungskräfte ein, verteilt die Ressourcen und entscheidet über die finanzielle Steuerung und Berichterstattung des Konzerns.

Die Mitglieder des Vorstands tragen gemeinsam die Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung. Unbeschadet der Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder führen die einzelnen Mitglieder die ihnen zugeordneten Bereiche im Rahmen der Vorstandsbeschlüsse in eigener Verantwortung. Die Verteilung der Aufgaben auf die drei Mitglieder des Vorstands ergibt sich aus einem schriftlich fixierten Aufgabenverteilungsplan.

Der Vorstand in seiner Gesamtheit zusammen mit den Geschäftsführern der Tochtergesellschaften entscheidet in allen Angelegenheiten von grundsätzlicher und wesentlicher Bedeutung sowie in gesetzlich oder anderweitig verbindlich festgelegten Fällen. Die Geschäftsordnung des Vorstands sieht einen Katalog von Maßnahmen vor, die einer Behandlung und Entscheidung im Gesamtvorstand bedürfen. Außerdem besteht ein Katalog von Geschäftsvorfällen, die der Zustimmung des Aufsichtsrates bedürfen.

Vorstandssitzungen, an denen auch die Geschäftsführer der Tochtergesellschaften teilnehmen, finden regelmäßig statt. Sie werden durch den Vorstandsvorsitzenden einberufen. Darüber hinaus kann jedes Mitglied die Einberufung einer Sitzung verlangen. Sofern nicht Einstimmigkeit gesetzlich erforderlich ist, beschließt der Vorstand mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag. Die Sitzungen werden protokolliert, der Vorsitzende des Aufsichtsrates erhält jeweils eine Kopie des Protokolls.

Gemäß Geschäftsordnung und Aufgabenverteilungsplan des Vorstands obliegt dem Vorstandsvorsitzenden insbesondere die Führung und Koordinierung des Konzernvorstands. Er repräsentiert Gesellschaft und Konzern gegenüber Dritten und der Belegschaft in Angelegenheiten, die nicht nur Unternehmens- oder Konzernteile betreffen. Darüber hinaus hat er eine besondere Verantwortlichkeit für bestimmte Aufgabenbereiche gemäß Aufgabenverteilungsplan sowie die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens. Angesichts der geringen Anzahl von Vorstandsmitgliedern sind keine Ausschüsse des Vorstands eingerichtet.

Gemäß den gesetzlichen Regelungen überwacht der Aufsichtsrat den Vorstand in der Ausübung seiner Tätigkeit und der Führung des Unternehmens. Dabei begleitet er insbesondere den Vorstand in kritischer Diskussion grundsätzlicher Fragen der Ausrichtung des Unternehmens. Dazu zählen speziell die jährliche Unternehmensplanung und die Aufstellung der Abschlüsse, aber auch grundlegende Themen der strategischen Ausrichtung und Weiterentwicklung des Unternehmens.

Der Aufsichtsrat der PVA TePla AG besteht aus drei Mitgliedern, die sich in vier ordentlichen Sitzungen im Jahr über die wirtschaftliche Situation und den Geschäftsverlauf im Unternehmen detailliert informieren lassen. Aufgrund dieser Mitgliederzahl entfällt die Einrichtung von Ausschüssen. Die Organisation der Aufsichtsratsarbeit ist in einer Geschäftsordnung des Aufsichtsrates schriftlich fixiert. Herr Dr. Hebestreit erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an Unabhängigkeit und Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung, die bei mindestens einem Mitglied des Aufsichtsrats vorliegen müssen.

Regelmäßige Berichte mit der Erläuterung wesentlicher unternehmerischer Kennziffern von Seiten des Vorstandes geben dem Aufsichtsrat Einsicht in den Verlauf der Geschäftssituation. Neben den Sitzungen und Berichten informiert sich der Aufsichtsratsvorsitzende in regelmäßigen Gesprächen mit dem Vorstand.

Ziele des Aufsichtsrats zu seiner Zusammensetzung

Der Aufsichtsrat ist so zusammenzusetzen, dass eine qualifizierte Kontrolle und Beratung des Vorstands durch den Aufsichtsrat sichergestellt ist. Seine Mitglieder sollen insgesamt über die Kenntnisse, Fähigkeiten und fachliche Erfahrung verfügen, die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben eines Aufsichtsrats in einem kapitalmarktorientierten, international tätigen Unternehmen im Bereich des Hochtechnologie-Anlagenbaus erforderlich sind.

Vor diesem Hintergrund beschließt der Aufsichtsrat unter Berücksichtigung der Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex folgende Ziele zu seiner Zusammensetzung:

1. Anforderungen an die Zusammensetzung des Gesamtgremiums
   a. Kompetenzprofil
   Der Aufsichtsrat soll insgesamt über die Kompetenzen verfügen, die angesichts der Aktivitäten des PVA TePla-Konzerns als wesentlich erachtet werden. Hierzu gehören insbesondere vertiefte Erfahrungen und Kenntnisse in der Führung eines mittelgroßen, international tätigen Konzerns; im Anlagenbau und insbesondere im Projektgeschäft mit zum Teil global führenden Unternehmen; auf dem Gebiet Forschung und Entwicklung, insbesondere im Bereich der für das Unternehmen relevanten Technologien sowie angrenzender oder verwandter Bereiche; auf den Gebieten Produktion, Vertrieb, Führungskräfteentwicklung; in den wesentlichen Märkten, in denen die PVA TePla-Gruppe tätig ist.; im Rechnungswesen und in der Rechnungslegung; im Controlling/Risikomanagement und auf dem Gebiet Governance/Compliance. Mindestens ein Mitglied des Aufsichtsrats muss über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen und die Aufsichtsratsmitglieder müssen in ihrer Gesamtheit mit den relevanten Märkten, in denen die Gruppe tätig ist, vertraut sein.
   b. Unabhängigkeit und potenzielle Interessenkonflikte
   Mehr als die Hälfte der Aufsichtsratsmitglieder soll unabhängig im Sinne von Ziffer 5.4.2 des Deutschen Corporate Governance Kodex sein. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt sind alle Mitglieder des Aufsichtsrats unabhängig. Alle Aufsichtsratsmitglieder sollen ohne potenzielle Interessenkonflikte sein, insbesondere ohne solche, die aufgrund einer Beratungs- oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Dritten entstehen können. Dem Aufsichtsrat soll nicht mehr als ein ehemaliges Mitglied des Vorstands angehören.
   c. Alters-, Regel-Grenze und Vielfalt (Diversity)
   Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats sieht eine Altersgrenze von 70 Jahren für Mitglieder des Aufsichtsrats vor, jedoch keine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat. Eine von vorneherein festgelegte Grenze für die maximale Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat erscheint dem Aufsichtsrat aufgrund des damit einhergehenden Verlustes an Erfahrung, Expertise und Effizienz nicht sachgerecht, zumal die im Gesetz festgelegte jeweilige Amtsdauer für Aufsichtsräte einen überschaubaren Zeitrahmen für das Mandat vorgibt. Hinsichtlich des Themas Gleichstellung von Männern und Frauen lässt sich der Aufsichtsrat für seine Vorschläge zur Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder an die Hauptversammlung insbesondere von der fachlichen und persönlichen Eignung der Kandidaten/innen leiten. Bei gleicher Eignung wird der Aufsichtsrat die Vielfalt (Diversity) berücksichtigen und dabei auf den Frauenanteil achten.
2. Anforderungen an einzelne Aufsichtsratsmitglieder
   a. Allgemeines Anforderungsprofil
   Aufsichtsratsmitglieder sollen über unternehmerische bzw. betriebliche Erfahrung und allgemeine Kenntnisse im Spezialmaschinenbau verfügen. Sie sollen aufgrund ihrer Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen in der Lage sein, die Aufgaben eines Aufsichtsratsmitglieds in einem international tätigen Unternehmen zu erfüllen. Aufsichtsratsmitglieder sollen in der Regel der vom Deutschen Corporate Governance Kodex unter Ziffer 5.4.5 empfohlenen Begrenzung von Aufsichtsratsmandaten nachkommen.
   b. Zeitliche Verfügbarkeit
   Jedes Aufsichtsratsmitglied stellt sicher, dass es den zu erwartenden Zeitaufwand zur ordnungsgemäßen Ausübung des Aufsichtsratsmandats aufbringen kann. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen, dass jährlich mindestens vier ordentliche Aufsichtsratssitzungen abgehalten werden, die jeweils angemessener Vorbereitung bedürfen, und ausreichend Zeit für die Prüfung der Jahres- und Konzernabschlusses sowie des (Konzern-)Lageberichts vorzusehen ist. Darüber hinaus können zusätzlich außerordentliche Sitzungen des Aufsichtsrats zur Behandlung von Sonderthemen notwendig werden. Wahlvorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung sollen diese Ziele berücksichtigen, gleichzeitig die Ausfüllung des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium zum Ziel haben und insbesondere auf Persönlichkeit, Integrität, Leistungsbereitschaft, Professionalität und Unabhängigkeit der Kandidaten achten.

Mindestens einmal jährlich prüft der Aufsichtsrat die Effizienz seiner Tätigkeit im Rahmen einer strukturierten Selbstevaluierung.