Corporate Governance / unsere Grundsätze

Unser Corporate Governance Kodex basiert auf international und national anerkannten Standards für eine gute und verantwortungsvolle Unternehmensführung. Dazu gehört auch höchstmögliche Transparenz. Informieren Sie sich deshalb nachfolgend über unsere Leitlinien, unseren Risikobericht sowie unseren Bericht zur Unternehmensführung.

Ihr Ansprechpartner

Dr. Gert Fisahn

Investor Relations

+49 (0) 641/68690-0

Transparenz im Kapitalmarkt

Die Transparenz unternehmerischer Entscheidungen hat bei Vorstand und Aufsichtsrat der PVA TePla AG einen hohen Stellenwert. Ein zeitnaher Dialog mit den Aktionären der Gesellschaft, dem Kapitalmarkt und der interessierten Öffentlichkeit soll ein umfassendes Bild unseres Unternehmens liefern. Alle hierfür relevanten Unterlagen, insbesondere Quartals- und Geschäftsberichte, Dokumente zur Hauptversammlung, Adhoc-Meldungen, Pressemitteilungen, Finanzkalender, Mitteilungen gemäß Wertpapierhandelsgesetz und Informationen zu unseren Geschäftsbereichen werden regelmäßig und zeitnah veröffentlicht und sind auf unserer Internetseite (www.pvatepla.com) der Öffentlichkeit zugänglich.

Zudem wird Analysten und institutionellen Investoren im Rahmen von Roadshows, Konferenzen, der Analysten- und Bilanzpressekonferenz, regelmäßigen Telefonkonferenzen und in Einzelgesprächen die Gelegenheit gegeben, sich umfassend über die Marktpositionierung, strategische Aufstellung und die Perspektiven unseres Unternehmens zu informieren. Die entsprechenden Präsentationen sind auch auf der Website der PVA TePla für Interessenten einsehbar.
Aktionäre

Unsere Aktionäre nehmen ihre Rechte in der Hauptversammlung wahr. Ihre Stimmrechte können sie eigenhändig oder über Stimmrechtsvertreter gemäß ihren Weisungen wahrnehmen. Die Stimmrechtsvertreter werden vom Vorstand ernannt und im Einladungsschreiben zur Hauptversammlung bekannt gegeben. Die Einladungsunterlagen veröffentlichen wir auf unserer Website.
Vergütungsbericht

Vergütung des Vorstands

Für Alfred Schopf ist für das Geschäftsjahr 2019 ff. neben dem Fixum eine am operativen Konzernergebnis (EBIT) orientierte, variable Gehaltskomponente vereinbart, die maximal die Höhe des 1,58 fachen des jährlichen Fixums beträgt. Darüber hinaus besteht eine am Aktienkurs der PVA TePla AG auf mehrjähriger Bemessungsgrundlage orientierte, variable Gehaltskomponente, die maximal 500 TEUR beträgt.

Für Oliver Höfer ist für das Geschäftsjahr 2019 ff. eine am operativen Konzernergebnis (EBIT) orientierte variable Gehaltskomponente vereinbart, die maximal die Höhe des jährlichen Fixums beträgt. Darüber hinaus besteht eine am Aktienkurs der PVA TePla AG auf mehrjähriger Bemessungsgrundlage orientierte, variable Gehaltskomponente, die maximal 250 TEUR beträgt.

Vergütung des Aufsichtsrats

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats ist in § 14 der Satzung der Gesellschaft geregelt. Entsprechend dieser Bestimmung beliefen sich die Bezüge des Aufsichtsrats im abgelaufenen Geschäftsjahr 2018 auf TEUR 100. Aktienoptionen wurden an Mitglieder des Vorstandes und des Aufsichtsrates im Geschäftsjahr 2018 nicht gewährt.
Erklärung zur Unternehmensführung gemäß § 289a HGB Compliance Erklärung 2019
- Gemeinsame Erklärung des Vorstands und des Aufsichtsrats der PVA TePla AG gemäß § 161 AktG
  
  Vorstand und Aufsichtsrat der PVA TePla AG mit Sitz in Wettenberg erklären hiermit, dass den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" in der aktuell veröffentlichten Fassung vom 7. Februar 2017 entsprochen wurde und wird. Hiervon ausgenommen sind folgende Kodexregelungen:
  
  1. Der Kodex sieht unter Ziffer 4.1.3. Satz 3 vor, dass Beschäftigten die Möglichkeit eingeräumt werden soll, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben.
  
  Sowohl in der Holdinggesellschaft als auch in den Tochtergesellschaften der PVA TePla-Gruppe besteht die Möglichkeit, Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen außerhalb eines geschützten Hinweissystems bekannt zu geben.
  
  Begründung: Der Vorstand beabsichtigt derzeit nicht, ein geschütztes Hinweissystem einzurichten. Für Beschäftigte in unserem Unternehmen bestehen Möglichkeiten, etwaige Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen beim Betriebsrat zur Anzeige zu bringen. Dadurch können diese Verstöße auf vertrauliche Weise bekannt gemacht werden. Bei der Interessensabwägung wurde maßgeblich mitberücksichtigt, dass die Risiken ihres Missbrauchs und die Schaffung einer Atmosphäre des Misstrauens mit negativen Auswirkungen auf Betriebsklima und Mitarbeitermotivation überwiegen.
  
  2. Der Kodex sieht unter Ziffer 4.1.5. vor, bei der Besetzung von Führungspositionen im Unternehmen auf Vielfalt (Diversity) zu achten und dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen anzustreben. Für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands legt der Vorstand Zielgrößen fest.
  
  Der Vorstand besetzt Führungspositionen nach fachlicher und persönlicher Eignung der Kandidaten/-innen und wird bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung auf Vielfalt achten.
  
  Begründung: Für die PVA TePla AG – einer reinen Führungs- und Funktionsholding von mittelständischen Tochtergesellschaften im Bereich Spezialmaschinenbau – existiert unterhalb der Vorstandsebene nur eine Führungsebene. Zum 30. September 2019 besteht ein Frauenanteil von 50%. Für den Frauenanteil an der Führungsebene unterhalb des Vorstands wird in Zukunft angestrebt, den Anteil in dieser Höhe zu halten.
  
  3. Der Kodex sieht unter der Ziffer 4.2.3 Abs. 2 vor, die Vergütungsstruktur der Vorstandsmitglieder auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung auszurichten. Die variablen Vergütungsbestandteile haben grundsätzlich eine mehrjährige Bemessungsgrundlage, die im Wesentlichen zukunftsbezogen sein soll.
  
  Für Herrn Alfred Schopf ist für das Geschäftsjahr 2019 ff. neben dem Fixum eine am operativen Konzernergebnis (EBIT) orientierte, variable Gehaltskomponente vereinbart, die maximal die Höhe des 1,58 fachen des jährlichen Fixums beträgt. Darüber hinaus besteht eine am Aktienkurs der PVA TePla AG auf mehrjähriger Bemessungsgrundlage orientierte, variable Gehaltskomponente, die maximal 500 TEUR beträgt. Für Herrn Oliver Höfer ist für das Geschäftsjahr 2019 ff. eine am operativen Konzernergebnis (EBIT) orientierte variable Gehaltskomponente vereinbart, die maximal die Höhe des jährlichen Fixums beträgt. Darüber hinaus besteht eine am Aktienkurs der PVA TePla AG auf mehrjähriger Bemessungsgrundlage orientierte, variable Gehaltskomponente, die maximal 250 TEUR beträgt.
  
  Begründung: Aufsichtsrat und Vorstand der PVA TePla AG sehen in der Vorstandsvergütung mit festen, kurz- und langfristigen Gehaltsbestandteilen ein dem Geschäftsumfeld des Unternehmens angemessenes Vergütungsmodell.
  
  4. Der Kodex sieht unter Ziffer 5.1.2 Absatz 1 Satz 1, 2 und 3 sowie Absatz 2 Satz 3 vor, dass der Aufsichtsrat die Mitglieder des Vorstands bestellt und entlässt. Bei der Zusammensetzung des Vorstands soll der Aufsichtsrat auch auf Vielfalt (Diversity) achten. Der Aufsichtsrat legt für den Anteil von Frauen im Vorstand Zielgrößen fest.
  
  Bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern wird der Aufsichtsrat nicht nur darauf achten, dass die bestellten Personen über die persönlichen und fachlichen Eignungen und Erfahrungen verfügen, die für die Wahrnehmung des Amtes erforderlichen sind. Er wird auch anstreben, dass der Vorstand in der Person seiner Mitglieder durch eine Vielfalt (Diversity) von Meinungen und Erfahrungen geprägt ist. Für die Besetzung des Vorstands, der nur aus wenigen Mitgliedern besteht und dem zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine Frauen angehören, wird zum derzeitigen Zeitpunkt bis zum 31. Dezember 2021 in Bezug auf eine bestimmte Frauenquote die Zielgröße von 0 definiert. Dennoch sollen nach Meinung des Aufsichtsrats unter dem Gesichtspunkt, dass auch Frauen in Vorständen angemessen vertreten sein sollen, Frauen besonders berücksichtigt werden.
  
  5. Für den Aufsichtsrat empfiehlt der Kodex in Ziffer 5.3 die Bildung von Ausschüssen. 
  
  Der Aufsichtsrat der PVA TePla AG verfügt über keine gesonderten Ausschüsse.
  
  Begründung: Aufgrund der geringen Größe des Aufsichtsrats mit drei Mitgliedern werden bei der PVA TePla AG keine Ausschüsse gebildet. Die in Ziffer 5.3 aufgeführten Themenkomplexe für zu bildende Ausschüsse werden vom Aufsichtsratsplenum behandelt.
  
  6. Der Kodex sieht unter der Ziffer 5.4.1. Absatz 2 vor, u.a. eine Altersgrenze sowie eine unternehmensspezifische Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat festzulegen. Weiterhin sieht der Kodex unter der Ziffer 5.4.1. Absatz 3 vor, dass der Aufsichtsrat für die vom Gleichstellungsgesetz erfassten Gesellschaften für den Anteil von Frauen im Aufsichtsrat Zielgrößen festlegt. 
  
  Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats sieht eine Altersgrenze von 70 Jahren für Mitglieder des Aufsichtsrats vor, jedoch keine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat. Hinsichtlich des Themas Gleichstellung von Männern und Frauen lässt sich der Aufsichtsrat für seine Vorschläge zur Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder an die Hauptversammlung insbesondere von der fachlichen und persönlichen Eignung der Kandidaten/innen leiten. Bei gleicher Eignung wird der Aufsichtsrat die Vielfalt (Diversity) berücksichtigen und dabei auf den Frauenanteil achten.
  
  Begründung: Eine von vorneherein festgelegte Grenze für die maximale Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat erscheint dem Aufsichtsrat aufgrund des damit einhergehenden Verlustes an Erfahrung, Expertise und Effizienz nicht sachgerecht, zumal die im Gesetz festgelegte jeweilige Amtsdauer für Aufsichtsräte einen überschaubaren Zeitrahmen für das Mandat vorgibt. Bei seinen Vorschlägen zur Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder an die Hauptversammlung wird der Aufsichtsrat nicht nur darauf achten, dass die bestellten Personen über die persönlichen und fachlichen Eignungen und Erfahrungen verfügen, die für die Wahrnehmung des Amtes erforderlichen sind. Er wird auch anstreben, dass der Aufsichtsrat in der Person seiner Mitglieder durch eine Vielfalt (Diversity) von Meinungen und Erfahrungen geprägt ist. Der Aufsichtsrat, dem zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine Frauen angehören und der nur aus wenigen Mitgliedern besteht, hat zum derzeitigen Zeitpunkt für eine bestimmte Frauenquote bis zum 31. Dezember 2021 die Zielgröße von 0 definiert. Dennoch sollen nach Meinung des Aufsichtsrats unter dem Gesichtspunkt, dass auch Frauen im Aufsichtsrat angemessen vertreten sein sollen, bei den Vorschlägen zur Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder an die Hauptversammlung Frauen besondere Berücksichtigung finden.
  
  Wettenberg, November 2019
  
  für den Vorstand:
  
  Alfred Schopf
  Vorsitzender des Vorstands
  
  für den Aufsichtsrat:
  
  Alexander von Witzleben
  Vorsitzender des Aufsichtsrats
- Die PVA TePla übt ihre Geschäftstätigkeit im Rahmen der jeweils gültigen rechtlichen Rahmenbedingungen aus. Dies umfasst z.B. die landesspezifisch gültige Gesetzgebung, den Corporate Governance Kodex und die Satzung des Unternehmens. Die Umsetzung erfolgt durch die organisatorischen Regelungen im Unternehmen. Darüber hinaus sind das Vorleben durch die Führungskräfte, eine offene und faire Kommunikation auf und zwischen allen Ebenen im Unternehmen sowie eine enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten wichtige Voraussetzungen für unsere Geschäftstätigkeit. Weiterführende formelle Regelungen werden nicht angewendet. Aufgrund der Inhalte unserer Unternehmenstätigkeit - der Konstruktion von innovativen Hightech-Systemen und dem damit verbundenen Umfeld (z.B. Teilezukauf i.d.R. von Industriebetrieben aus entwickelten Ländern, geringe Umweltrisiken) erachten wir dies derzeit für angemessen.
- Vorstand
  
  Der Vorstand der PVA TePla AG legt die unternehmerischen Ziele, die strategische Ausrichtung, die Unternehmenspolitik sowie die Konzernorganisation fest. Hierzu zählt insbesondere die Steuerung des Konzerns einschließlich seiner Finanzressourcen, die Koordination und Überwachung der Geschäftsbereiche, die Personalplanung sowie die Präsentation des Unternehmens gegenüber dem Kapitalmarkt und der Öffentlichkeit. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat zeitnah und umfassend über alle das Unternehmen betreffenden relevanten Planungen. Geschäfte und Maßnahmen, denen der Aufsichtsrat zustimmen muss, werden diesem rechtzeitig vorgelegt.
  
  Arbeitsweise des Vorstands
  
  Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung mit der Zielsetzung, den Unternehmenswert nachhaltig zu steigern und die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen. Er führt die Geschäfte nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und der Geschäftsordnung für den Vorstand und arbeitet vertrauensvoll mit den übrigen Organen der Gesellschaft zusammen.
  
  Für den Konzern, legt der Vorstand die langfristigen Ziele sowie die Strategien fest und bestimmt die Richtlinien sowie die Grundsätze für die daraus abgeleitete Unternehmenspolitik. Er koordiniert und kontrolliert die bedeutsamen Aktivitäten. Er legt das Portfolio fest, entwickelt und setzt Führungskräfte ein, verteilt die Ressourcen und entscheidet über die finanzielle Steuerung und Berichterstattung des Konzerns.
  
  Die Mitglieder des Vorstands tragen gemeinsam die Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung. Unbeschadet der Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder führen die einzelnen Mitglieder die ihnen zugeordneten Bereiche im Rahmen der Vorstandsbeschlüsse in eigener Verantwortung. Die Verteilung der Aufgaben auf die drei Mitglieder des Vorstands ergibt sich aus einem schriftlich fixierten Aufgabenverteilungsplan.
  
  Der Vorstand in seiner Gesamtheit zusammen mit den Geschäftsführern der Tochtergesellschaften entscheidet in allen Angelegenheiten von grundsätzlicher und wesentlicher Bedeutung sowie in gesetzlich oder anderweitig verbindlich festgelegten Fällen. Die Geschäftsordnung des Vorstands sieht einen Katalog von Maßnahmen vor, die einer Behandlung und Entscheidung im Gesamtvorstand bedürfen. Außerdem besteht ein Katalog von Geschäftsvorfällen, die der Zustimmung des Aufsichtsrates bedürfen.
  
  Vorstandssitzungen, an denen auch die Geschäftsführer der Tochtergesellschaften teilnehmen, finden regelmäßig statt. Sie werden durch den Vorstandsvorsitzenden einberufen. Darüber hinaus kann jedes Mitglied die Einberufung einer Sitzung verlangen. Sofern nicht Einstimmigkeit gesetzlich erforderlich ist, beschließt der Vorstand mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag. Die Sitzungen werden protokolliert, der Vorsitzende des Aufsichtsrates erhält jeweils eine Kopie des Protokolls.
  
  Gemäß Geschäftsordnung und Aufgabenverteilungsplan des Vorstands obliegt dem Vorstandsvorsitzenden insbesondere die Führung und Koordinierung des Konzernvorstands. Er repräsentiert Gesellschaft und Konzern gegenüber Dritten und der Belegschaft in Angelegenheiten, die nicht nur Unternehmens- oder Konzernteile betreffen. Darüber hinaus hat er eine besondere Verantwortlichkeit für bestimmte Aufgabenbereiche gemäß Aufgabenverteilungsplan sowie die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens. Angesichts der geringen Anzahl von Vorstandsmitgliedern sind keine Ausschüsse des Vorstands eingerichtet.
  
  Aufsichtsrat
  
  Gemäß den gesetzlichen Regelungen überwacht der Aufsichtsrat den Vorstand in der Ausübung seiner Tätigkeit und der Führung des Unternehmens. Dabei begleitet er insbesondere den Vorstand in kritischer Diskussion grundsätzlicher Fragen der Ausrichtung des Unternehmens. Dazu zählen speziell die jährliche Unternehmensplanung und die Aufstellung der Abschlüsse, aber auch grundlegende Themen der strategischen Ausrichtung und Weiterentwicklung des Unternehmens.
  
  Der Aufsichtsrat der PVA TePla AG besteht aus drei Mitgliedern, die sich in vier ordentlichen Sitzungen im Jahr über die wirtschaftliche Situation und den Geschäftsverlauf im Unternehmen detailliert informieren lassen. Aufgrund dieser Mitgliederzahl entfällt die Einrichtung von Ausschüssen. Die Organisation der Aufsichtsratsarbeit ist in einer Geschäftsordnung des Aufsichtsrates schriftlich fixiert. Herr Dr. Hebestreit erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an Unabhängigkeit und Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung, die bei mindestens einem Mitglied des Aufsichtsrats vorliegen müssen.
  
  Regelmäßige Berichte mit der Erläuterung wesentlicher unternehmerischer Kennziffern von Seiten des Vorstandes geben dem Aufsichtsrat Einsicht in den Verlauf der Geschäftssituation. Neben den Sitzungen und Berichten informiert sich der Aufsichtsratsvorsitzende in regelmäßigen Gesprächen mit dem Vorstand.
  
  Ziele des Aufsichtsrats zu seiner Zusammensetzung
  
  Der Aufsichtsrat ist so zusammenzusetzen, dass eine qualifizierte Kontrolle und Beratung des Vorstands durch den Aufsichtsrat sichergestellt ist. Seine Mitglieder sollen insgesamt über die Kenntnisse, Fähigkeiten und fachliche Erfahrung verfügen, die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben eines Aufsichtsrats in einem kapitalmarktorientierten, international tätigen Unternehmen im Bereich des Hochtechnologie-Anlagenbaus erforderlich sind.
  
  Vor diesem Hintergrund beschließt der Aufsichtsrat unter Berücksichtigung der Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex folgende Ziele zu seiner Zusammensetzung:
  
  Anforderungen an die Zusammensetzung des Gesamtgremiums
  a. Kompetenzprofil
  Der Aufsichtsrat soll insgesamt über die Kompetenzen verfügen, die angesichts der Aktivitäten des PVA TePla-Konzerns als wesentlich erachtet werden. Hierzu gehören insbesondere vertiefte Erfahrungen und Kenntnisse in der Führung eines mittelgroßen, international tätigen Konzerns; im Anlagenbau und insbesondere im Projektgeschäft mit zum Teil global führenden Unternehmen; auf dem Gebiet Forschung und Entwicklung, insbesondere im Bereich der für das Unternehmen relevanten Technologien sowie angrenzender oder verwandter Bereiche; auf den Gebieten Produktion, Vertrieb, Führungskräfteentwicklung; in den wesentlichen Märkten, in denen die PVA TePla-Gruppe tätig ist.; im Rechnungswesen und in der Rechnungslegung; im Controlling/Risikomanagement und auf dem Gebiet Governance/Compliance. Mindestens ein Mitglied des Aufsichtsrats muss über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen und die Aufsichtsratsmitglieder müssen in ihrer Gesamtheit mit den relevanten Märkten, in denen die Gruppe tätig ist, vertraut sein.
  b. Unabhängigkeit und potenzielle Interessenkonflikte
  Mehr als die Hälfte der Aufsichtsratsmitglieder soll unabhängig im Sinne von Ziffer 5.4.2 des Deutschen Corporate Governance Kodex sein. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt sind alle Mitglieder des Aufsichtsrats unabhängig. Alle Aufsichtsratsmitglieder sollen ohne potenzielle Interessenkonflikte sein, insbesondere ohne solche, die aufgrund einer Beratungs- oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Dritten entstehen können. Dem Aufsichtsrat soll nicht mehr als ein ehemaliges Mitglied des Vorstands angehören.
  c. Alters-, Regel-Grenze und Vielfalt (Diversity)
  Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats sieht eine Altersgrenze von 70 Jahren für Mitglieder des Aufsichtsrats vor, jedoch keine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat. Eine von vorneherein festgelegte Grenze für die maximale Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat erscheint dem Aufsichtsrat aufgrund des damit einhergehenden Verlustes an Erfahrung, Expertise und Effizienz nicht sachgerecht, zumal die im Gesetz festgelegte jeweilige Amtsdauer für Aufsichtsräte einen überschaubaren Zeitrahmen für das Mandat vorgibt. Hinsichtlich des Themas Gleichstellung von Männern und Frauen lässt sich der Aufsichtsrat für seine Vorschläge zur Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder an die Hauptversammlung insbesondere von der fachlichen und persönlichen Eignung der Kandidaten/innen leiten. Bei gleicher Eignung wird der Aufsichtsrat die Vielfalt (Diversity) berücksichtigen und dabei auf den Frauenanteil achten.
  
  Anforderungen an einzelne Aufsichtsratsmitglieder
  a. Allgemeines Anforderungsprofil
  Aufsichtsratsmitglieder sollen über unternehmerische bzw. betriebliche Erfahrung und allgemeine Kenntnisse im Spezialmaschinenbau verfügen. Sie sollen aufgrund ihrer Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen in der Lage sein, die Aufgaben eines Aufsichtsratsmitglieds in einem international tätigen Unternehmen zu erfüllen. Aufsichtsratsmitglieder sollen in der Regel der vom Deutschen Corporate Governance Kodex unter Ziffer 5.4.5 empfohlenen Begrenzung von Aufsichtsratsmandaten nachkommen.
  b. Zeitliche Verfügbarkeit
  Jedes Aufsichtsratsmitglied stellt sicher, dass es den zu erwartenden Zeitaufwand zur ordnungsgemäßen Ausübung des Aufsichtsratsmandats aufbringen kann. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen, dass jährlich mindestens vier ordentliche Aufsichtsratssitzungen abgehalten werden, die jeweils angemessener Vorbereitung bedürfen, und ausreichend Zeit für die Prüfung der Jahres- und Konzernabschlusses sowie des (Konzern-)Lageberichts vorzusehen ist. Darüber hinaus können zusätzlich außerordentliche Sitzungen des Aufsichtsrats zur Behandlung von Sonderthemen notwendig werden. Wahlvorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung sollen diese Ziele berücksichtigen, gleichzeitig die Ausfüllung des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium zum Ziel haben und insbesondere auf Persönlichkeit, Integrität, Leistungsbereitschaft, Professionalität und Unabhängigkeit der Kandidaten achten.
  
  Mindestens einmal jährlich prüft der Aufsichtsrat die Effizienz seiner Tätigkeit im Rahmen einer strukturierten Selbstevaluierung.
  
  für den Vorstand:
  
  Alfred Schopf
  Vorsitzender des Vorstandes
  
  für den Aufsichtsrat:
  
  Alexander von Witzleben
  Vorsitzender des Aufsichtsrats
- Entsprechenserklärung 2018231 KB
  
  Entsprechenserklärung 20171 MB
  
  Entsprechenserklärung 20161 MB
  
  Entsprechenserklärung 20151 MB
  
  Entsprechenserklärung 2014112 KB
  
  Entsprechenserklärung 2013113 KB
  
  Entsprechenserklärung 201246 KB
  
  Entsprechenserklärung 2011105 KB
  
  Entsprechenserklärung 201046 KB
  
  Entsprechenserklärung 200951 KB
Diversity

Nach § 76 Abs. 4 AktG legt der Vorstand von Gesellschaften für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands Zielgrößen fest.

Vorstandsbeschluss: Der Vorstand hat sich und lässt sich auch künftig bei der Besetzung von Führungspositionen im Unternehmen von dem Ziel leiten, eine sachlich nachvollziehbare und im Interesse des Unternehmens liegende bestmögliche Auswahl zwischen Kandidaten/-innen zu treffen. Bei der PVA TePla AG – einer reinen Führungs- und Funktionsholding von mittelständischen Tochtergesellschaften im Bereich Spezialmaschinenbau – existiert unterhalb der Vorstandsebene nur eine Führungsebene. Zum 30. September 2019 besteht ein Frauenanteil von 50%. Für den Frauenanteil an der Führungsebene unterhalb des Vorstands wird in Zukunft angestrebt, den Anteil in dieser Höhe zu halten.

Nach § 111 Abs. 5 AktG legt der Aufsichtsrat von Gesellschaften, die börsennotiert oder der Mitbestimmung unterliegen, für den Frauenanteil im Aufsichtsrat und im Vorstand Zielgrößen fest.

Aufsichtsratsbeschluss a): Bei seinen Vorschlägen zur Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder an die Hauptversammlung wird der Aufsichtsrat nicht nur darauf achten, dass die bestellten Personen über die persönlichen und fachlichen Eignungen und Erfahrungen verfügen, die für die Wahrnehmung des Amtes erforderlichen sind. Er wird auch anstreben, dass der Aufsichtsrat in der Person seiner Mitglieder durch eine Vielfalt (Diversity) von Meinungen und Erfahrungen geprägt ist. Der Aufsichtsrat, dem zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine Frauen angehören und der nur aus wenigen (drei) Mitgliedern besteht, hat zum derzeitigen Zeitpunkt für eine bestimmte Frauenquote bis zum 31. Dezember 2021 die Zielgröße von 0 definiert. Dennoch sollen nach Meinung des Aufsichtsrats unter dem Gesichtspunkt, dass auch Frauen im Aufsichtsrat angemessen vertreten sein sollen, bei den Vorschlägen zur Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder an die Hauptversammlung Frauen besondere Berücksichtigung finden.

Aufsichtsratsbeschluss b): Bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern wird der Aufsichtsrat nicht nur darauf achten, dass die bestellten Personen über die persönlichen und fachlichen Eignungen und Erfahrungen verfügen, die für die Wahrnehmung des Amtes erforderlichen sind. Er wird auch anstreben, dass der Vorstand in der Person seiner Mitglieder durch eine Vielfalt (Diversity) von Meinungen und Erfahrungen geprägt ist. Für die Besetzung des Vorstands, der nur aus wenigen Mitgliedern besteht und dem zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine Frauen angehören, wird zum derzeitigen Zeitpunkt bis zum 31. Dezember 2021 in Bezug auf eine bestimmte Frauenquote die Zielgröße von 0 definiert. Dennoch soll nach Meinung des Aufsichtsrats unter dem Gesichtspunkt, dass auch Frauen in Vorständen angemessen vertreten sein sollen, bei der Auswahl von Bewerbern Frauen besonders berücksichtigt werden.

Gesetzliche Zielgrößen für den Frauenanteil in hohen Führungspositionen
Das „Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst“ verpflichtet die PVA TePla AG, Zielgrößen für den Frauenanteil im Aufsichtsrat, im Vorstand sowie in der nächsten Führungsebene zu bestimmen, die bis zum 30. Juni 2017 erfüllt werden sollen.

Frauen im Aufsichtsrat
Auf Grund der Unternehmensgröße gilt für den Aufsichtsrat der PVA TePla AG nicht die gesetzliche Quote. Der Aufsichtsrat besteht aus drei Mitgliedern. Ihm gehören derzeit keine Frauen an. Der Aufsichtsrat gibt zurzeit keine Zielgröße vor, um für Neubesetzungen Flexibilität im Hinblick auf Fachkompetenz und Persönlichkeit zu wahren. Unter dem Gesichtspunkt, dass auch Frauen im Aufsichtsrat angemessen vertreten sein sollen, werden bei den Vorschlägen zur Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder an die Hauptversammlung Frauen besondere Berücksichtigung finden.

Frauen im Vorstand
Auf Grund der Unternehmensgröße gilt für den Vorstand der PVA TePla AG nicht die gesetzliche Quote. Der Vorstand besteht zurzeit aus zwei Mitgliedern. Ihm gehören derzeit keine Frauen an. Der Aufsichtsrat gibt zurzeit keine Zielgröße für den Vorstand vor, um für Neubesetzungen Flexibilität im Hinblick auf Fachkompetenz und Persönlichkeit zu wahren. Unter dem Gesichtspunkt, dass auch Frauen in Vorständen angemessen vertreten sein sollen, werden der Auswahl von Bewerbern Frauen besonders berücksichtigt werden.

Frauen in der ersten Führungsebene
Für die PVA TePla AG – einer reinen Führungs- und Funktionsholding von mittelständischen Tochtergesellschaften im Bereich Spezialmaschinenbau – existiert unterhalb der Vorstandsebene nur eine Führungsebene. Zum 30. September 2019 besteht ein Frauenanteil von 50%. Für den Frauenanteil an der Führungsebene unterhalb des Vorstands wird in Zukunft angestrebt, den Anteil in dieser Höhe zu halten.
Risiko- und Chancenstrategie

Die Risiko- und Chancenstrategie ist in die Unternehmensstrategie eingebettet und darauf ausgerichtet, den Bestand und die unternehmerische Weiterentwicklung des Unternehmens zu sichern. Die daraus resultierende Strategie bewertet die Risiken und die Chancen unternehmerischen Handelns. In den Kernkompetenzfeldern der Gesellschaft bzw. des Konzerns gehen wir angemessene, überschaubare und beherrschbare Risiken bewusst ein, wenn sie gleichzeitig einen angemessenen Ertrag erwarten lassen oder unvermeidbar sind. Risiken in unterstützenden Prozessen übertragen wir gegebenenfalls auf andere Risikoträger. Hierzu zählt vor allem der Abschluss geeigneter Versicherungen. Dieser Prozess wird in enger Zusammenarbeit mit einem versierten und spezialisierten Versicherungsmakler durchgeführt und regelmäßig auf seine Effizienz geprüft und gegebenenfalls optimiert.

Andere Risiken, die keinen Zusammenhang mit Kern- bzw. Unterstützungsprozessen haben, werden dagegen – soweit dies möglich ist – vermieden. Dazu steht den Geschäftsführern und Mitarbeitern ein „Risikohandbuch“ mit Verfahrensanleitungen für ein ordnungsgemäßes und in die Zukunft gerichtetes Risikomanagement zur Verfügung. Das Handbuch regelt die konkreten Prozesse im Risikomanagement. Es zielt auf die Gesamtheit aller risikobezogenen Aktivitäten und Maßnahmen, d.h. die Identifikation, Bewertung, Steuerung, Berichterstattung und Überwachung von Risiken ab. Dabei werden unter Beachtung definierter Risikokategorien Risiken der Geschäftsfelder, der operativen Einheiten sowie der zentralen Bereiche identifiziert und hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichen Schadenshöhe bewertet.

Risikomanagement

Das Risikomanagement erfolgt in der PVA TePla AG, ihren Tochtergesellschaften und Geschäftsprozessen auf Basis der organisatorischen Grundlagen dezentral. Die Vorstände bzw. die Geschäftsführer sind damit für zentrale Aufgaben innerhalb des Risikomanagementsystems verantwortlich. Die frühzeitige Erfassung von Risiken ist ein zentraler Punkt des Risikomanagementsystems, um insbesondere den Vorstand laufend über den aktuellen Stand der Risiken innerhalb der PVA TePla zu informieren. Die Berichterstattung wird durch vom Management festgelegte Wertgrenzen gesteuert. Aufgabe der Verantwortlichen ist es auch, Maßnahmen zum Vermeiden, Reduzieren und Absichern von Risiken zu entwickeln und gegebenenfalls zu initiieren. Die wesentlichen Risiken sowie eingeleitete Gegenmaßnahmen werden turnusmäßig überwacht. Die Risikoberichte werden regelmäßig zentral zusammengefasst und analysiert und dann von Vorstand und Aufsichtsrat geprüft und diskutiert. Zusätzlich zur Regelberichterstattung gibt es für unerwartet auftretende Risiken eine spontane konzerninterne Berichterstattungspflicht. Das System umfasst auch eine jährliche Risikoinventur, in der die relevanten Risiken für den Konzern erfasst und in ihrer Relevanz und ihren möglichen Auswirkungen bewertet werden. Maßnahmen, die zur Reduzierung der erfassten Risiken dienen, werden definiert und in ihrer Umsetzung nachverfolgt.

Das Risikomanagementsystem ermöglicht es dem Vorstand, wesentliche Risiken frühzeitig zu erkennen und gegensteuernde Maßnahmen einzuleiten. Die zuvor beschriebenen wesentlichen Merkmale des Risikomanagementsystems finden konzernweit Anwendung. Bezogen auf die Prozesse in der Rechnungslegung bedeutet dies, dass die identifizierten Risiken insbesondere hinsichtlich ihrer möglichen Auswirkungen auf die Berichterstattung in den jeweiligen Finanzberichten untersucht und bewertet werden. Hierdurch sollen frühzeitig wichtige Informationen über mögliche Fair-Value-Änderungen von Vermögenswerten und Schulden generiert, drohende Wertminderungen angezeigt und wichtige Informationen zur Einschätzung der Notwendigkeit der Bildung und Auflösung von Rückstellungen gewonnen werden.

In regelmäßigen Zeitabständen wird auf Vorstandsebene die Angemessenheit und Effizienz des Risikomanagements kontrolliert und entsprechend angepasst.

Ebenso wurde ab dem Jahr 2007 ein System der internen Revision eingerichtet. Mit der Durchführung wurde eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt. Zwischen Vorstand und Aufsichtsrat wurde ein mittelfristiger Plan abgestimmt, auf dessen Basis alle Bereiche der PVA TePla-Gruppe systematisch einem Audit unterzogen werden.

Internes Kontroll- und Risikomanagementsystem bezogen auf den Konzernrechnungslegungsprozess Ziel der von uns eingerichteten Methoden und Maßnahmen ist es, das Vermögen des Unternehmens zu sichern und die betriebliche Effizienz zu steigern. Die Zuverlässigkeit des Rechnungs- und Berichtswesens sowie die Einhaltung der internen Vorgaben und der rechtlichen und satzungsgemäßen Vorschriften sollen durch das installierte Interne Kontrollsystem (IKS) gewährleistet werden. Wir achten auf eine adäquate Trennung von Funktionen, zudem haben wir angemessene Kontrollspannen eingeführt. Darüber hinaus achten wir auf überschneidungsfreie Verantwortlichkeiten, mit der Maßgabe, dass Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung gebündelt werden. Zudem haben wir Kontrollen in die Arbeitsabläufe eingebaut. Zentrale Bestandteile dieser Strukturen und Kontrollen sind die strikte Einhaltung des Vieraugenprinzips in allen wesentlichen Prozessabläufen des Rechnungswesens, wirksame und genau definierte Zugriffsberechtigungen in unseren EDV-Systemen, stichprobenweise Kontrollen der Mitarbeiter aller Ebenen durch die jeweiligen Vorgesetzten, die Verwendung eines konzernweit vereinheitlichten Berichts- und Formularwesens und die Regelung der Aufbau- und Ablauforganisation unter Einbeziehung der wesentlichen operativen Unternehmensprozesse im Rahmen unseres zertifizierten Qualitätsmanagementsystems. Die zuvor beschriebenen wesentlichen Merkmale des internen Kontrollsystems finden in allen Funktionsbereichen Anwendung. Die Implementierung der aufbau- und ablauforganisatorischen Kontrollen im Bereich des internen Kontrollsystems stellt im Rechnungslegungsprozess die Datenintegrität der in die Finanzberichte eingehenden Angaben sicher.

Neben diesen in der Organisation implementierten Kontrollen werden die einzelnen Funktionsbereiche ebenfalls durch Vorgesetzte und durch die interne Revision überwacht. Die interne Revision ist dafür zuständig, die Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit des IKS im Konzern unabhängig zu prüfen. Um dies tun zu können, hat die interne Revision umfassende Informations- und Prüfrechte.

Der Prozess der Konzernrechnungslegung und Konsolidierung basiert auf der dezentralen Erstellung der Abschlüsse durch die einzelnen Konzerngesellschaften. Diese Abschlüsse werden nach konzerneinheitlichen Standards aufgestellt und in ebenfalls konzerneinheitlich definierten Datenformaten weitergeleitet. Das zentrale Buchhaltungssystem ist mit dem ERP-System über umfassende Schnittstellen verbunden.

Die Konsolidierung der Abschlüsse erfolgt in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister mit einer angemessenen Qualifikation (Wirtschaftsprüfer). Der gesamte Prozess wird durch das zentrale Konzernrechnungswesen und -controlling gesteuert und kontrolliert. Hier erfolgen ebenfalls inhaltliche und formale Kontrollen der Daten. Alle in den Prozess eingebundenen Mitarbeiter werden regelmäßig geschult. Zusätzlich werden die für die Finanzberichterstattung relevanten Teile des IKS vom Abschlussprüfer im Rahmen eines risikoorientierten Prüfungsansatzes auf Wirksamkeit geprüft.

Abschließend ist darauf hinzuweisen, dass weder ein Internes Kontrollsystem noch ein Risikomanagementsystem absolute Sicherheit bezüglich des Erreichens der verbundenen Ziele geben können. Wie alle Ermessensentscheidungen können auch solche zur Einrichtung angemessener Systeme grundsätzlich fehlerhaft sein. Kontrollen können aus simplen Fehlern oder Irrtümern heraus in Einzelfällen nicht funktionieren oder Veränderungen von Umgebungsvariablen können trotz entsprechender Überwachung verspätet erkannt werden.
Abschlussprüfer

Der Konzernabschluss der PVA TePla AG wird entsprechend den International Financial Reporting Standards (IFRS) aufgestellt. Der Einzelabschluss der PVA TePla AG entspricht den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften. Die Abschlussprüfer werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen auf der Hauptversammlung gewählt. Der Aufsichtsrat holt eine Unabhängigkeitserklärung des Abschlussprüfers nach Ziffer 7.2.1. des Deutschen Corporate Governance Kodex ein.

Für das Geschäftsjahr 2018 erfolgte die Prüfung der Abschlüsse durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft „Ebner Stolz GmbH & Co. KG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Frankfurt am Main“. Die Abschlüsse wurden mit uneingeschränkten Bestätigungsvermerken versehen.
Satzung

Risikomanagement